Schluss mit Chaos - Klare Verantwortlichkeiten in der Zahnarztpraxis

Viele Zahnarztpraxen leiden unter den Folgen von Personalausfällen und einer immer höheren Mitarbeiterfluktuation. Damit einher gehen nicht nur Aufwand und Kosten, sondern oft auch ein zunehmendes Chaos in der Praxisorganisation. Neue Mitarbeiter*innen werden nicht mehr umfassend eingewiesen - weil die Zeit fehlt oder die Fluktuation ohnehin so hoch ist - und langjährige Arbeitnehmer*innen ächzen unter der Mehrbelastung, die nun auf sie abfällt.

Infolgedessen ist niemandem mehr so wirklich klar, wer welche Aufgaben übernommen hat und wer die Vertretung leistet, wenn die hauptverantwortliche Person einmal ausfällt. Kommen nun neue Mitarbeiter*innen an Bord, haben sie kaum eine Chance, ihre eigenen Zuständigkeiten klar zu erkennen und abzugrenzen - ein Teufelskreis entsteht.

Ein gesetzlich verpflichtender Teil des QM-Systems nach G-BA für Arzt- und Zahnarztpraxen ist das Aufstellen von Verantwortlichkeiten, in der Sie alle wichtigen Aufgaben in Ihrer Praxis auflisten und zuweisen. Mit einer gut Verantwortlichkeits- und Aufgabenstruktur erfüllen Sie längst nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern erstellen ein wertvolles Organisationstool. Dies hilft Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen dabei, den Überblick über die Aufgabenverteilung und anstehende To-Dos zu behalten und auf plötzliche Änderungen effektiv zu reagieren.

In Ihrer Aufgabenstruktur sammeln Sie sämtliche Aufgaben, die in Ihrer Zahnarztpraxis anfallen, und gruppieren sie nach Arbeitsbereichen. Innerhalb der Arbeitsbereiche bestimmen Sie eine hauptverantwortliche Person, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe zuständig ist, sowie Vertreter*innen, die einspringen, wenn die hauptverantwortliche Person verhindert ist.

Denken Sie bei der Auflistung von Hauptaufgaben auch an etwaige Nebenaufgaben, die mit den Hauptaufgaben einhergehen! Oft ist es sinnvoll, wenn Haupt- und Nebenaufgaben von der gleichen Person erledigt werden. Trotzdem empfiehlt es sich, sämtliche To-Dos detailliert darzustellen: So läuft das Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter*innen nicht Gefahr, unbemerkt auszuufern und Sie vermeiden, dass kleinere Nebenaufgaben versehentlich nicht erledigt werden.

Wie Sie bestimmt bereits schmerzlich bemerkt haben, kann im Praxisalltag eine Menge schiefgehen: Wenn Mitarbeiter*innen plötzlich ausfallen, können wichtige Aufgaben auf der Strecke bleiben. Weisen Sie bereits in Ihrer Verantwortlichkeitsmatrix den Aufgaben Prioritäten zu, wissen Sie und Ihr Team sofort, was nun besonders dringend ist und was vielleicht noch aufgeschoben werden kann.

Haben Sie sämtliche Aufgaben aufgelistet, zugewiesen und priorisiert, geht es in die Bewertungsphase:

• Ist die Zuweisung sinnvoll erfolgt oder wären einige Aufgaben bei anderen Mitarbeiter*innen besser aufgehoben?
• Gibt es Mitarbeiter*innen, die überlastet oder unterlastet sind?
• Sind sämtliche notwendigen Anweisungen und Einweisungen erfolgt? 

Ich empfehle Ihnen, in regelmäßigen Abständen zu diesem Schritt zurückzukehren und die Punkte neu zu bewerten:

Werden alle Aufgaben wie gewünscht erledigt oder gibt es hier Nachbesserungsbedarf?

• Woran liegt es, dass Aufgaben nicht oder nicht zufriedenstellend erledigt werden?
• Wurde nicht richtig eingewiesen oder fehlen Ressourcen?
• Gibt es einen Bedarf zur Umverteilung?

Eine regelmäßige Neubewertung gibt Ihnen einen guten Überblick über Schwachstellen in Ihrer Praxis. Oft können Sie direkt auch die Ursache ausfindig machen und so ihre zeitnahe Behebung einleiten.

Sind Mitarbeiter*innen weggefallen oder ist Ihre Praxis unterbesetzt, kommen Sie leider nicht um Stellenausschreibungen zur Gewinnung neuer Arbeitskräfte herum. Das Herzstück der Stellenausschreibung ist ein Stellenprofil - also eine genaue Darstellung der zu erledigenden Aufgaben. Viele Zahnarztpraxen tun sich hiermit schwer und definieren Arbeitszuweisungen nicht klar, wodurch das Onboarding schon mit Unsicherheiten losgeht. Ihre neuen Mitarbeiter*innen tun sich dann nachvollziehbarerweise schwer damit, ihre Aufgaben zu verstehen, was zu beiderseitiger Frustration führt.

All dies können Sie mit einem Blick in Ihre Aufgabenstruktur umgehen: Hier sehen Sie sofort, welche Aufgaben die*der ausscheidende Mitarbeiter*in erledigt hat bzw. welche To-Dos noch “herrenlos” sind. Anhand dessen erstellen Sie eindeutige und transparente Stellenprofile, die den Bewerbungsprozess und die Einarbeitung vereinfachen.

Keine Zeit oder Lust, eine eigene Verantwortlichkeitstabelle zu erstellen? Mit meiner  Vorlage für die Arzt- und Zahnarztpraxis gebe ich Ihnen ein Dokument an die Hand, dass Sie zur Aufgabenzuteilung und Praxisorganisation erfolgreich nutzen können. Ich habe Ihnen die Arbeitsbereiche bereits vordefiniert und ein paar Beispiele hinterlegt. Wenn Sie gerne mit vollständig ausgefüllten Vorlagen arbeiten möchten schauen Sie gerne bei meinem Onlinekurs vorbei!

Darüber hinaus lernen Sie in meinem Mini-Onlinekurs Verantwortlichkeiten klar definieren, wie Sie Verantwortlichkeiten klar definieren und effektiv nutzen. Sie lernen 3 Arten kennen ein Organigramm zu erstellen, wir gehen auf die Erstellung der Aufgabenstruktur ein und Sie erhalten Vorlagen für Stellenprofile in den verschiedenen Abteilungen, sowie die komplett vorausgefüllte Aufgabenstruktur. Damit Sie noch heute erfolgreich starten können!

Lernen Sie mich persönlich kennen, in einem kostenfreien QM-Webinar zeige ich Ihnen wie auch Sie erfolgreich Ihre Praxisprozesse optimieren. Oder erhalten Sie ganz entspannt weitere wertvolle Tipps und wichtige Inhalte im Newsletter. Sie können sich jeder Zeit ganz einfach wieder abmelden. Ich freue mich auf Sie!