Ab 2025 soll sie in Deutschland eine papierlose und effizientere Rechnungsstellung ermöglichen und jedenfalls im B2B-Bereich verpflichtend werden.
Dies birgt zwar einige Vorteile, geht für viele Arzt- und Zahnarztpraxen allerdings auch mit Unsicherheiten einher:
- Was wird alles in welcher Form umgestellt?
- Was genau wird zu welchem Zeitpunkt Pflicht?
- Wie sieht die konkrete Umsetzung in der Praxis aus?
Hier lesen Sie, was Sie zur E-Rechnung 2025 in der Zahnarztpraxis wissen sollten.
Warum wird die E-Rechnung 2025 verpflichtend?
Die verpflichtende E-Rechnung kennen einige Unternehmen schon - denn im Bereich B2G (Business-to-Government) gilt sie bereits. Ab dem 01.01.2025 gilt diese Pflicht auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) für inländische Rechnungen. Grund dafür ist das neue Wachstumschancengesetz, das in Deutschland ansässigen Unternehmen die Ausstellung einer elektronischen Rechnung vorschreibt. “In Deutschland ansässig” setzt voraus, dass sich der Sitz des Unternehmens, seine Geschäftsleitung oder die fragliche Betriebsstätte in Deutschland befindet. Dies gilt sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger. Befindet sich eines der beiden Unternehmen im Ausland, greift die E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz nicht.
Wann müssen Zahnarztpraxen handeln?
Grundsätzlich tritt die Pflicht zur Stellung von E-Rechnungen am 01.01.2025 in Kraft. Allerdings billigt das Gesetz Übergangsregelungen für den Zeitraum 2025 bis 2027 zu: Ab 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro trifft diese Pflicht erst ab 2028. Ich rate Ihnen aber dringend dazu, lieber frühzeitig zu handeln. So können Sie sich in Ruhe mit dem Thema auseinandersetzen, Zuständigkeiten klären und die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Die Empfangsverpflichtung für E-Rechnungen im B2B-Bereich gilt hingegen unabhängig vom Umsatz bereits ab dem 01.01.2025. Danach müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, also die entsprechenden technischen Vorkehrungen dafür treffen.
Was müssen Zahnarztpraxen nun konkret tun?
Arztpraxen sind genauso wie alle anderen Unternehmen von der Pflicht zur E-Rechnung 2025 betroffen. Zum 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 (bzw. 2028) müssen Sie darüber hinaus E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Das kommt in der Praxis in der Regel nicht wirklich vor. Es sei denn, Sie produzieren mit einem Eigenlabor oder dergleichen etwas für eine andere Praxis.
Achtung: Die E-Rechnung ist KEINE herkömmliche PDF-Rechnung! Haben Sie bisher zum Beispiel per E-Mail Rechnungen im PDF-Format versendet, ist dies nach der neuen Regelung nicht mehr ausreichend!
Bei der E-Rechnung handelt es sich nämlich um einen strukturierten Datensatz, der dem europäischen Rechnungsstandard nach EN 16931 entspricht. Ab 2025 müssen Sie in der Lage sein, die folgenden Formate zu empfangen:
● ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
● XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
● XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
Dafür müssen Sie gegebenenfalls auf ein neues Rechnungssystem umsteigen. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre neue Software nicht nur die neuen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung 2025 erfüllt, sondern auch den individuellen Anforderungen Ihrer Zahnarztpraxis gerecht wird. Zum Beispiel hat sich Solvi Flow auf die Buchhaltung in der Arzt- und Zahnarztpraxis spezialisiert. Unter Umständen wird auch die Finanzverwaltung eine kostenfreie Software für den Empfang von E-Rechnungen zur Verfügung stellen. Ob es dazu kommt und ob sie dann auch sämtliche Funktionen hat, die Sie benötigen, ist allerdings unklar, weshalb Sie sich darauf nicht verlassen sollten.
Checkliste zur Vorbereitung auf die E-Rechnung 2025 für Arzt / Zahnärzt*innen
- Besprechen Sie die anstehenden Änderungen im Team.
Informieren Sie sämtliche Mitarbeiter*innen, die mit der Rechnungsstellung in Berührung kommen und legen Sie schon frühzeitig die Zuständigkeiten fest.
- Suchen Sie das Gespräch mit Ihrer/Ihrem Steuerberater*in.
Erledigt Ihr*e Steuerberater*in Ihre Buchhaltung, müssen Sie unter Umständen nichts umstellen, wenn die Steuerberatungskanzlei sich darum kümmert. Klären Sie dennoch, ob von Ihrer Seite aus Handlungsbedarf besteht.
- Prüfen Sie Ihr System.
Sie müssen die technischen Voraussetzungen dafür schaffen, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, die dem europäischen Rechnungsstandard EN 16931 entsprechen. Kontrollieren Sie, ob Sie ohne großen Aufwand Ihre herkömmliche Rechnungssoftware durch eine entsprechende Integration erweitern können oder tatsächlich auf ein neues System umsteigen müssen.
- Stellen Sie einen konkreten Umsetzungsplan auf.
Verfassen Sie eine To-Do-Liste mit Zeitangaben und sämtlichen Schritten, die Ihre Praxis erfüllen muss, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und halten Sie darin auch die zuständigen Personen fest.
Ich empfehle Ihnen, sich unbedingt frühzeitig auch mit dem Empfang und dem Versand von E-Rechnungen auseinanderzusetzen. Entscheiden Sie sich für eine Software, die Ihnen beides ermöglicht, ersparen Sie sich dadurch doppelte Arbeit.
5. Beschreiben Sie den Prozess in Ihrem Praxis-QM
Damit der Ablauf für alle klar nachvollziehbar ist, sollte der Prozess verständlich in Ihrem QM-System beschrieben sein.
Erstellen Sie hierzu eine Verfahrensanweisung die Schritt für Schritt vorgibt, wie die E-Rechnung im System verbucht wird.
Leichter und Verständlicher wird es mit Bilden (Screenshots) und den verantwortlichen Personen pro Schritt.
Fazit
Mit einer guten Vorbereitung gehen Sie das Thema ganz entspannt an.
Setzen Sie die Punkte der Checkliste gezielt um und sorgen sie damit für eine routinierte und stressfreie Einführung der neuen Anforderung.
Sie haben generell Schwierigkeiten die Prozesse in Ihrer Praxis umzusetzen, weil Ihnen die Zeit, das Wissen oder das Personal fehlt?
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