Die Personaleinsatzplanung spielt in ihren Grundzügen in jeder Zahnarztpraxis eine Rolle. Ihr volles Potenzial wird dennoch oft nicht ausgeschöpft - dabei können damit vielfältige Herausforderungen des Praxisalltags gemeistert werden.
Die Herausforderungen des Praxisalltags
Schwankungen in der Auslastung gehören bei der Arbeit in der Zahnarztpraxis dazu. Schließlich kann es schnell zu unvorhersehbaren Verzögerungen oder Ausfällen kommen, die das anwesende Personal kurzzeitig stärker beanspruchen. Wird dies allerdings zum Regelfall, kann sich das negativ auf das Arbeitsklima und die Arbeitsqualität auswirken: Werden Ihre Mitarbeiter*innen regelmäßig überlastet, können sie ihren Aufgaben nicht mehr gerecht werden und verschieben ihren Fokus auf die Schadensbegrenzung. Zudem kommt es bei langfristigen Überlastungen vermehrt zu Ausfällen, die weiteren Druck auf Sie und Ihr Personal ausüben - ein Teufelskreis entsteht.
Die Lösung liegt in einer effizienten Personalplanung. Dahinter verbirgt sich weitaus mehr als nur Dienst- und Schichtpläne: Die Personaleinsatzplanung in der Zahnarztpraxis ein wichtiger Grundstein einer erfolgreichen Unternehmensführung und der Schlüssel zu einer qualitativen, optimierten und erfüllenden Zusammenarbeit zwischen Zahnärzt*innen und Praxispersonal.
Welche Vorteile hat die Personaleinsatzplanung?
Effektive Planung
Die PEP (Personaleinsatzplanung) hilft Ihnen dabei, flexibel und effektiv auf Auslastungsschwankungen in Ihrer Praxis zu reagieren. So können Sie Personalausfälle leichter auffangen und auch in Ausnahmefällen einen geregelten Praxisalltag sicherstellen. Gleichzeitig beugen Sie Überlastungen, aber auch Unterauslastungen vor und gestalten einen fairen, transparenten und planbaren Arbeitstag für Ihre Angestellten.
Transparente Prozesse und Aufgabenverteilung
Je nach Anzahl Ihrer Mitarbeiter*innen kann es schnell dazu kommen, dass Aufgaben nicht eindeutig zugewiesen werden und Grauzonen entstehen, für die sich niemand wirklich zuständig fühlt. Neuen Fachkräften erschwert dies die Einfindung in die Abläufe in Ihrer Zahnarztpraxis. Zudem entstehen Unsicherheiten und Konfliktpotenzial, was das Arbeitsklima auf die Belastungsprobe stellt.
Die strategische Personalplanung weist sämtlichen Fachkräften feste Aufgaben zu, die auf ihre individuellen Kompetenzen abgestimmt werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Zuständigkeitslücken und steigern die Arbeitsqualität.
Ausschöpfung von Kompetenzen und Knowhow
Ihre Mitarbeiter*innen können durch noch so gute Aus- und Weiterbildungen glänzen - setzen Sie sie nicht dementsprechend ein, bleibt ihr Potenzial unausgeschöpft. Durch die eindeutige Aufgabenzuweisung im Rahmen einer Einsatzplanung weisen Sie Ihrem Personal die Bereiche zu, in denen es am meisten gebraucht wird. Zudem legen Sie Weiterbildungsmöglichkeiten offen und erhöhen durch die vorausschauende Förderung den Qualitätsstandard in Ihrem Unternehmen
Kostenoptimierung
Ausfälle sind teuer. Ebenso verursachen überlastungsbedingte Arbeitsfehler Kosten, auf die Sie getrost verzichten können. Eine gute Personaleinsatzplanung geht Hand in Hand mit einer Kostenoptimierung in Ihrer Zahnarztpraxis: Sie müssen nicht länger spontan (teures) Ersatzpersonal organisieren und verhindern gleichzeitig Überbesetzungen. Zudem optimieren Sie die Arbeitsleistungen Ihrer einzelnen Mitarbeiter*innen durch die klare Kommunikation Ihrer Erwartungen, was die Personalkosten weiter senkt.
Verbesserung des Arbeitsklimas
Die vorausschauende Personaleinsatzplanung gibt nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Personal Sicherheit und ist damit ein Zeichen der Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter*innen. Haben Letztere das Gefühl, sich auf Sie und auf ihre Kolleg*innen verlassen zu können, verbessert dies das Arbeitsklima, die Zusammenarbeit und die Zufriedenheit Ihrer Fachkräfte.
Umsetzung der Personalplanung im Qualitätsmanagement
Die strategische Personalplanung in Ihrer Zahnarztpraxis bedarf der umfassenden Skizzierung der personellen Ressourcen und des Bedarfs in Ihrem Unternehmen. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit, profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter*innen langfristig von einem transparenten Leitfaden.
Organigramm
Halten Sie in einem Organigramm die hierarchische Struktur Ihrer Praxis mit sämtlichen Bereichen, Rollen und Verantwortlichkeiten fest und tragen Sie dabei auch die Mindestbesetzung ein. So erkennen Sie sofort Überschneidungen und Lücken und können Ihren Personalbedarf effizient planen. Zudem notieren Sie, wer wem unter- bzw. übergestellt ist und wie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen fließen sollte. Damit vermeiden Sie Unsicherheiten und erleichtern auch neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg.
Stellenprofile mit Kompetenzen
Erfassen Sie detaillierte Stellenprofile mit den Kompetenzen, die dafür benötigt werden. Kommt es zu Unterbesetzungen oder Ausfällen, können Sie schnell handeln und Überforderungen des Ersatzpersonals vermeiden.
Qualifikationsübersicht Ihrer Mitarbeiter*innen
Als Pendant zu Ihren Stellenprofilen erstellen Sie eine Qualifikationsübersicht Ihrer Mitarbeiter*innen, um ihre Kompetenz bestmöglich auszuschöpfen und Weiterbildungsbedarf zu erkennen.
Arbeitszeitpläne / Personaleinsatzpläne
Nun widmen wir uns dem Herzstück der Personalplanung: Anhand der oben genannten Übersichten fertigen Sie Arbeitszeit- und Personaleinsatzpläne an und bringen die gesammelten Informationen bestmöglich miteinander in Einklang.
Priorisierungspläne
Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind in Ihrer Praxis unverzichtbar und haben deshalb Priorität? Legen Sie einen Priorisierungsplan an, um im Fall von Unterbesetzungen die wichtigsten Arbeitsschritte zuweisen zu können.
Onboarding
Ihr Organigramm und Ihre Einsatzpläne erleichtern Ihnen zudem das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen: Die Aufgabenzuweisung kann einfacher und eindeutig erfolgen und auch die Arbeitsabläufe und Kommunikationsketten in Ihrer Praxis haben Sie bereits skizziert.
Digitale Systeme
Sie müssen für Ihre Personaleinsatzplanung nicht das Rad neu erfinden. Insbesondere größere Praxen profitieren von digitalen Systemen wie Pepito, mit denen Sie Arbeitszeiten, Schichtpläne und Urlaubsanträge bequem managen können.
Fazit
Eine umfassende Personalplanung ist ein wertvolles Werkzeug für Ihre Praxisorganisation. Sie vermeiden damit Über- und Unterbesetzungen, reagieren flexibel auf Ausfälle, optimieren Kosten und stärken den Zusammenhalt in Ihrem Team. Im Aufbau des Qualitätsmanagementsystems legt Quality4Dental den Fokus auf das Organigramm, die Einteilung des Personals in die einzelnen Bereiche und die Definition klarer Verantwortlichkeiten. Bei Problemen in der Umsetzung halten wir klare Rücksprache via Zoom und suchen Ursachen. Daraus erfassen wir klare Schritte zur Prozessoptimierung, damit Ruhe und strukturiertes Arbeiten mit Spaß in der Praxis möglich sind.
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