Im hektischen Alltag einer Zahnarztpraxis ist es keine Seltenheit, dass Patienten Termine nicht wahrnehmen, ohne sie zuvor abzusagen, oder sie zu spät absagen. Dies kann nicht nur zu Zeitverlust für die Praxis führen, sondern auch zu finanziellen Einbußen. Aus diesem Grund stellen sich viele Zahnärzte die Frage, ob sie dem Patienten eine Ausfallgebühr berechnen dürfen und wie hoch diese sein sollte.
1. Rechtliche Grundlagen für Ausfallhonorare
Gemäß § 7 der Musterberufsordnung (MBO) ist die Berechnung eines Ausfallhonorars grundsätzlich zulässig, allerdings unter bestimmten Voraussetzungen.
Vorab muss eine schriftliche Vereinbarung zwischen Zahnarzt und Patienten getroffen werden, in der die Modalitäten für die Berechnung des Ausfallhonorars festgehalten sind. Diese Vereinbarung sollte dem Patienten ausgehändigt werden.
Die Frist zur Absage und das berechnete Ausfallhonorar müssen angemessen sein und eine Entlastungsklausel enthalten.
Der Zahnarzt muss im Zweifel nachweisen können, dass der abgesagte Termin mit einem Ersatzpatienten besetzt worden wäre.
Der Fall des Nichterscheinens eines bestellten Patienten ist weder in der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) noch im Bewertungsmaßstab für ärztliche Leistungen (Bema) geregelt.
Ob und unter welchen Voraussetzungen einem Zahnarzt für den Fall der Absage eines fest vereinbarten Behandlungstermins seitens den Patienten Ansprüche auf das Behandlungshonorar nach § 615 BGB zustehen können, ist in Rechtsprechung und Literatur umstritten.
Nach dem Urteil des OLG Stuttgart vom 17.04.2007, Az.: 1 U 154/06, steht einem Zahnarzt für den Fall der Absage eines fest vereinbarten Behandlungstermines seitens des Patienten jedenfalls dann kein Anspruch auf Ersatz des Behandlungshonorars nach § 615 BGB zu, wenn mit dem Patienten nach Verzugsbeginn einvernehmlich ein neuer Behandlungstermin vereinbart wird.
2. Angemessene Höhe des Ausfallhonorars
Die Höhe des Ausfallhonorars kann nicht pauschal festgelegt werden und hängt vom individuellen Vermögensschaden ab.
Als Orientierungshilfe dient der nachgewiesene durchschnittliche Umsatz in der Praxis je Behandlungsstunde, unter Berücksichtigung ersparter Aufwendungen.
Eine mit dem Patienten vereinbarte Pauschale von 35,-- EUR pro halber Stunde wird vom AG Neukölln als zulässig erachtet; der Ausfall einer Behandlung sei vergleichbar mit dem Wegfall eines Kundenauftrags. Wenn in jüngster Zeit dennoch negative Entscheidungen (vgl. Amtsgericht Senftenberg, siehe unten) ergehen, so ist dies in Beweisproblemen im Prozess begründet, wenn z. B. der Zahnärztin/ dem Zahnarzt der Beweis der festen Terminvereinbarung nicht gelingt.
Hierzu kann beispielsweise ein Hinweis auf dem Anamnesebogen sinnvoll sein.
3. Abrechnung über die Factoringgesellschaft
Das Ausfallhonorar kann grundsätzlich über eine Factoringgesellschaft abgerechnet werden, allerdings nur mit vorheriger Einwilligung des Patienten.
Die Einwilligung zur Abrechnung darf nicht mit weiteren Erklärungen verbunden werden und muss separat erfolgen.
4. Durchsetzung des Ausfallhonorars
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, das Ausfallhonorar gerichtlich einzufordern, sofern die Voraussetzungen gemäß Punkt 1 erfüllt sind.
Die Rechtsprechung hierzu ist jedoch uneinheitlich, und die Beweislast liegt beim Zahnarzt.
5. Gute Prozesse schaffen, statt Ausfallhonorar
Eine solide Aufstellung des Terminmanagements und eine gute Struktur der Behandlungen und Umsätze ist in meinen Augen die beste Voraussetzung, statt mit Ausfallhonoraren zu agieren.
🔥Wichtige Frage hierbei: Wenn es häufiger zu Lücken im Terminbuch kommt, was ist die Ursache und wie kann dem Gegengewirkt werden? Das schafft deutlich bessere Ergebnisse als ein reines Ausfallhonorar.
Infoblatt für das eigene QM-System
Es ist immer sinnvoll für solche Fragen eine Antwort im QM-System parat zu haben. Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeiten bei Unklarheiten schnell eine Antwort zu bekommen.
Die Landeszahnärztekammer hat hierzu ein Infoblatt erstellt. Diese können Sie runterladen und in Ihr QM-System als Mitarbeiterinfo hinterlegen.
Fazit
Insgesamt zeigen die rechtlichen und praktischen Überlegungen zum Thema Ausfallhonorare in der Zahnarztpraxis, dass eine sorgfältige Planung und klare Kommunikation mit den Patienten unerlässlich sind. Die Möglichkeit, Ausfallhonorare zu berechnen, bietet den Zahnärzten eine gewisse Sicherheit, wenn Patienten Termine nicht einhalten. Es ist jedoch wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zu beachten und transparente Vereinbarungen mit den Patienten zu treffen. Durch eine klare Kommunikation und eine angemessene Höhe des Ausfallhonorars können Zahnarztpraxen effektiv mit unerwarteten Terminausfällen umgehen und ihre wirtschaftliche Stabilität gewährleisten.
Ein effizientes Terminmanagement ist dabei ein wesentlicher Bestandteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagements (QM). Durch die Implementierung eines klaren Prozesses im QM, der das Terminmanagement umfasst, können Zahnarztpraxen nicht nur die Patientenzufriedenheit steigern, sondern auch die Effizienz und Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern. Ein strukturierter Ansatz im QM gewährleistet eine systematische Überwachung und Verbesserung des Terminmanagements, was letztendlich zu einer optimierten Praxisorganisation und einer besseren Patientenversorgung führt.
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