Wenn ich mit der Leitung in Zahn- und Fachzahnarztpraxen über Kennzahlen spreche, fällt mir immer wieder auf, dass viele sich mit diesem Thema nicht wirklich beschäftigen. Natürlich gibt es Kennzahlen vom Steuerberater zu den Umsätzen, Abschreibungen, Personalkosten etc.
Aber die wenigsten bauen sich in Ihren Prozessstrukturen ein Kennzahlenmanagement als echtes Kontrollorgan oder Verbesserungsorgan auf.
Vielmehr höre ich Aussagen wie: „Gefühlt hat es sich verbessert, oder ich glaube das sind wir noch nicht so gut, aber ich kann es nicht beziffern.“
Als Zahnarzt/Zahnärztin oder Praxisleitung in der Zahn- oder Fachzahnarztpraxen ist es wichtig, das Kennzahlenmanagement als ein wesentliches Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und effizienten Betriebsführung zu betrachten. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie Zahnarztpraxen von einem gut strukturierten Kennzahlenmanagement profitieren können und wie man dieses erfolgreich implementiert.
Warum ist Kennzahlenmanagement wichtig?
Kennzahlen sind messbare Größen, die es uns ermöglichen, die Leistung und Effizienz einer Zahnarztpraxis zu bewerten. Indem wir relevante Kennzahlen sammeln, analysieren und interpretieren, erhalten wir wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte des Praxisbetriebs. Dazu gehören unter anderem:
1. Patientenzufriedenheit:
Durch die Analyse von Kennzahlen wie Wartezeiten, Terminauslastung und Servicequalität können wir die Zufriedenheit unserer Patienten besser verstehen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.
2. Praxisfinanzen:
Kennzahlen wie Umsatz, Kostenstruktur und Deckungsbeiträge helfen uns dabei, die finanzielle Gesundheit der Praxis zu überwachen und strategische Entscheidungen zu treffen, um Rentabilität und Wachstum zu fördern.
3. Effizienz der Arbeitsabläufe:
Indem wir Kennzahlen im Zusammenhang mit Arbeitszeiten, Behandlungszeiten und Auslastung analysieren, können wir Engpässe identifizieren, Prozesse optimieren und die Produktivität steigern.
4. Qualitätsmanagement:
Kennzahlen im Bereich der Behandlungsqualität, Hygienestandards und Fehlerquoten ermöglichen es uns, die Qualität der medizinischen Versorgung kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen.
5. Mitarbeiterzufridenheit:
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Zahnarztpraxis. Durch die regelmäßige Erfassung und Analyse von Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation, Krankenstand, Feedback der Mitarbeiter und Weiterbildungsbeteiligung können wir die Zufriedenheit und das Engagement unserer Mitarbeiter besser verstehen. Indem wir auf diese Kennzahlen achten und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um Arbeitsbedingungen und -kultur zu verbessern, können wir das Teamengagement steigern, die Mitarbeiterbindung erhöhen und letztendlich die Qualität der Patientenversorgung verbessern.
Wie implementiert man ein effektives Kennzahlenmanagement?
Wir müssen im ersten Schritte keine Wissenschaft daraus machen oder uns komplizierte Softwarelösungen dazu in die Praxis holen.
Am Anfang reicht es sich erstmal eine Tabelle zu erstellen, in die die 5 oder 10 wichtigsten Kennzahlen zusammen getragen werden.
Wichtig ist immer ein Ziel zu definieren, wie ein Jahresumsatz von 1000000 € Euro und dagegen die Ausgangssituation zu stellen.
Beispiel:
Ist-Zustand vergangenes Geschäftsjahr 835.000 €
Ziel kommendes Geschäftsjahr 1.000.000 €
Aus diesen zwei Parametern können die einzelnen Schritte geplant werden und die Einzelfaktoren, die dafür notwendig sind, diese zu erreichen. Beispielsweise der Umsatz pro Prophylaxekraft, der Umsatz pro angestelltem Zahnarzt, der Umsatz des Eigenlabors, die Kulanzfälle, die Mitarbeiterfluktuation etc. Alles was das Gesamtergebnis beeinflusst.
Daraus werden dann die wichtigsten Schritte erfasst und ein super wichtiger Punkt, der in vielen Praxen vernachlässigt wird, das Team mit ins Boot zu holen.
Nur wer gemeinsam an einem Strang zieht und die Ziele transparent teilt, wird mit der Praxis auch echte Ergebnisse erhalten.
Daher arbeite ich nach dem DentaQ-Prinzip. Klare Analyse, klare Planung, Integration des Teams, effektive Umsetzung und ein klarer Transfer des Erarbeiteten in den Praxisalltag.
Nur so können alle Anforderungen und Prozesse effektiv ineinander greifen und es entstehen keine Insellösungen, die nur teilweise zum Tragen kommen.
Die wichtigsten Schritte zusammengefasst:
1. Definition relevanter Kennzahlen:
Identifizieren Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren für Ihre Zahnarztpraxis basierend auf den Zielen und Schwerpunkten der Praxis.
2. Daten sammeln und analysieren:
Implementieren Sie ein System zur regelmäßigen Erfassung von Daten und verwenden Sie geeignete Tools zur Analyse und Auswertung. Oftmals gibt es in der Abrechnungssoftware Statistiktools die wichtige Umsatzfaktoren ausfiltern können oder die Statistik des digitalen Terminbuches, das hilft die Terminausfallquote oder die Anzahl der Neupatienten zu berechnen.
3. Ziele setzen:
Basierend auf den analysierten Kennzahlen setze klare Ziele für Verbesserungen und Leistungssteigerungen.
4. Kommunikation und Feedback:
Teilen Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse des Kennzahlenmanagements mit dem Team und ermutigen Sie zu Feedback und Verbesserungsvorschlägen.
5. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung:
Das Kennzahlenmanagement sollte ein dynamischer Prozess sein, der regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird, um sicherzustellen, dass es den sich ändernden Bedürfnissen der Praxis gerecht wird.
Fazit
Ein effektives Kennzahlenmanagement ist unerlässlich für den Erfolg und die langfristige Nachhaltigkeit einer Zahnarztpraxis. Indem Sie relevante Kennzahlen sammeln, analysieren und nutzen, können Sie die Leistung verbessern, Kosten senken, die Qualität der Versorgung steigern und letztendlich eine bessere Patientenversorgung gewährleisten. Investieren Sie Zeit und Ressourcen in den Aufbau eines robusten Kennzahlenmanagementsystems, und Sie werden die Vorteile in allen Bereichen Ihrer Praxis spüren.
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