Hilfe, wir bekommen ein neues Röntgengerät! Wie du QM-Prozesse anhand solcher Beispiele richtig managst!

       Meine Mission an dich!

Bevor wir in das Thema starten, möchte ich dir kleine Denkanstöße mit an die Hand geben. Meine Mission ist es, nicht nur Qualitätsmanagement zu vermitteln, sondern in dir ebenfalls die Fähigkeit zu wecken, die Zusammenhänge in Sachen Qualitätsmanagement zu verstehen und dementsprechend zu handeln.

Sobald du gelernt hast, vernetzt zu denken und die Zusammenhänge zu verstehen, wirst du in der Lage sein, ein großartiges QM zu managen und zu kreieren!

Also schau genau hin und erkenne, wie die einzelnen Prozesse und Schritte in einander greifen.

Vielleicht habt ihr in der Praxis schon länger im Kopf, euch ein neues Röntgengerät anzuschaffen. Vielleicht habt ihr aber auch immer wieder Probleme mit dem bisherigen oder die Qualität ist einfach nicht mehr wirklich auf einem guten Stand. Es gibt viele Gründe, die zu einer solchen Entscheidung führen. Hier mein erster, kleiner Denkanstoß für dich in Sachen QM.

        Aus welchem Grund schafft ihr euch das neue Gerät an? Hier habe ich zwei Beispiele, für Gründe und die Folgen daraus für das QM-System.

 Nun aber weiter im Programm. Ihr habt die Entscheidung gefällt, ein neues Gerät zu kaufen, es in den Praxiszielen aufgenommen und die Kennzahlen dahinter, wie Kosten und zukünftige Möglichkeiten, sind allen klar vermittelt worden. Dann geht zum nächsten Punkt.

Optimalerweise habt ihr einen Prozess in eurem QM-System verankert, der euch erstmal einen Anhaltspunkt gibt, was ihr in solch einem Fall alles beachten müsst. Hier könnte eine Arbeitsanweisung oder ein Kapitel in eurem Handbuch sinnvoll sein, der euch Hinweise gibt, was rund ums Röntgen zu beachten ist. Im Falle eines neuen Röntgengerätes sind das Punkte wie:

•  Entsorgung des bisherigen Röntgengerätes organisieren
• Liefertermin planen
• Beim Regierungspräsidium anmelde
• Bei der KZV-Röntgenabteilung anmelden
• Termin mit Sachverständigen für die Abnahmeprüfung vereinbaren
• Checklisten für Unterlagen, die an die KZV oder das Regierungspräsidium müssen
• Hinweise zu Ablageorten für alle Informationen und Dokumente

Hier sind nun weitere Schritte ganz relevant:

• Sammelt alle Unterlagen, die ihr erhaltet. Gerade bei einem heiklen Thema wie dem Röntgen ist es sehr wichtig, eine gute und vor allem sichere Ablagestruktur zu haben. Das bedeutet, die sensiblen und wichtigen Daten wie Uraufnahme, Abnahmeprüfbericht, Sachverständigenprüfung und Entsorgungsnachweis des alten Gerätes müssen vor Verlust geschützt und nachvollziehbar für dritte abgelegt werden.
• Beschreibt in eurem QM genau, wo welche Daten abgelegt sind und wie diese geschützt sind
• Ersteinweisung durch den Lieferanten durchführen und Nachweis ablegen. Die Ersteinweisung ist die Grundvoraussetzung für die jährliche Folgeeinweisung.

Ich habe einen Kunden, da haben wir tatsächlich bei einer Routineprüfung von der KZV einige Dokumente nicht gefunden. Es hat uns viele Stunden gekostet, alle Unterlagen zu finden und es war Stress angesagt, da wir die KZV bitten mussten, die Frist zu verschieben und am Ende ist sogar einem Teammitglied der Stick mit den gesammelten Daten für die KZV kaputt gegangen und eine Sicherungskopie gab es in dem Moment noch nicht.

Wir haben sofort QM-technisch reagiert und ein Ablagesystem für diese sensiblen Daten entwickelt und das im QM für alle nachvollziehbar beschrieben.

Das Gerät ist nun da und betriebsbereit. Ihr habt alle Unterlagen an das Regierungspräsidium und die KZV gesendet und die Genehmigung erhalten loslegen zu können.

Nun sind noch folgende Punkte zu erledigen:

• Das neue Geräte muss im Bestandsverzeichnis bzw. Medizinproduktebuch aufgenommen werden.

      Achtung, auch die Röntgensoftware ist ein aktives Medizinprodukt und gehört in das Bestandsverzeichnis!

• Die Unterlagen wie Gebrauchsanweisungen sind nachvollziehbar abzulegen.
• Hast du alle Dokumente schnell und nachvollziehbar zur Hand? Und wenn du deine Kollegin fragst, kann sie das auch ohne deine Hilfe?
• Die Arbeitsanweisungen für den Röntgenprozess sind ggf. anzupassen. Hierbei muss die Dokumentenlenkung im QM beachtet werden. Alte Version der Arbeitsanweisung ablegen und neue Version freigeben.
• Wie macht ihr die Dokumentenlenkung?
• Die neue Version muss nachvollziehbar mit allen besprochen werden. Wie macht ihr das in der Praxis?

Ihr seht anhand solch eines Beispiels, dass sehr viele Punkte ineinander greifen und zu beachten sind.

Viele gesetzliche Punkte sind zu beachten, aber auch persönliche Aspekte fließen in solch einen Beispielprozess mit ein. Die G-BA Richtlinie (geltende QM-Richtlinie für das QM-System in der Zahnarztpraxis) bildet beispielsweise die gesetzliche Grundlage für den Aufbau eines QM-Systems in der Praxis. Dort werden Punkte wie das Risikomanagement, Prozessstrukturen, Praxisziele, etc. beschrieben und für die Praxis verpflichtend abgebildet.

Und zum Schluss habe ich noch ein kleines Geschenk für dich!

Ich habe eine Checkliste für dich entworfen, anhand der du einmal überlegen kannst, wo du in Bereichen wie Risikomanagement, Praxiszielen, etc. stehst.

Einfach runterladen und Fragen beantworten. Für alle Bereiche in denen du noch keine optimalen Prozesse hast, darfst du dir Gedanken machen, wie du das künftig aufbaust, um noch optimaler in der Praxis zu arbeiten.

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg bei deinem QM-System!