Ein QM-System aufzubauen ist die eine Sache, es aber langfristig und erfolgreich zu leben die Andere. Aus diesem Grund sind regelmäßige Teambesprechungen in Sachen QM, essenziell für den Praxiserfolg.
Ich nenne diese Meetings "Quartalsbesprechung QM".
Die Meetings verlaufen nach festen Regeln und Zeiträumen. Das schafft Verbindlichkeiten und Struktur.
Ziel der Meetings
Das Ziel ist es, Punkte die noch nicht optimal laufen zu besprechen, die Gründe für Defizite zu beleuchten und passende Lösungen zu erarbeiten.
Doch haben Sie gewusst, dass hinter jedem Ziel auch ein Wert steckt? Alles was wir an Zielen anstreben, basiert auf unseren Werten. Und wenn wir uns dessen bewusst sind, läuft die Umsetzung viel einfacher und auch nachhaltig.
Umsetzung des Meetings
Um diesen Punkt einfacher darzustellen, möchte ich hierzu ein Beispiel aus dem Praxisalltag erläutern.
" Die Praxis Dr. Zahnweh, hat die QM-Aufbau - Phase erfolgreich abgeschlossen. Nun arbeiten sie seit drei Monaten fleißig an der Umsetzung. Die QMB der Praxis, Frau Korrektli, hat den Hygieneprozess eingehend auf die richtige Umsetzung geprüft. Das bedeutet, sie hat den Soll-Zustand, also das was im QM als Anweisungen festgehalten wurde, mit der tatsächlichen Umsetzung (Ist-Zustand) verglichen. Hierbei sind Frau Korrektli ein paar Fehler aufgefallen.
Die Lagerhaltung der sterilen Medizinprodukte ist chaotisch. In den Schubladen herrscht ein reges Durcheinander. Dadurch leiden die sterilen Verpackungen und das Ablaufdatum wird regelmäßig überschritten.
Frau Korrektli macht ein Foto für das Quartalsmeeting und sucht die Arbeitsanweisung für die korrekte Lagerung der sterilen Verpackungen raus. Im Quartalsmeeting werden diesbezüglich folgende Punkte besprochen.
* Warum ist das passiert?
* Wie sollte es optimalerweise aussehen?
* Was folgt daraus, wenn wir es nicht ändern?
* Was passiert wenn wir es ändern?
* Warum müssen wir es ändern?
* Was brauchen wir dazu, um es in Zukunft besser zu machen?
Das Problem in diesem Fall ist, dass vorher keine klaren Regeln zur Lagerhaltung festgehalten wurden. Somit haben alle einfach irgendiwe die Schubladen gefüllt. Somit ist die Antwort auf die Frage "Warum" ist das passiert schonmal klar. Optimalerweise sollten die Lager so bestückt sein, dass die gestzlichen Vorgaben wie staubarm, trocken und sauber, sowie keine abgelaufenen Produkte im Vorrat, eingehalten werden können. Das ist also das Ziel hinter diesem Punkt. Um das Ziel aber langfristig und motivierend für das Team im Alltag zu verankern, helfen uns Werte. Werte hinter einer ordentlichen Lagerhaltung und Anwendung korrekt aufbereiteten Medizinprodukten sind beispielsweise...
* Patientensicherheit
* Rechtssicherheit
* Struktur
* Ressourcenschonung
* Ordnung
* Eigenverantwortung
Was passiert, wenn dieser Punkt nicht erfolgreich umgesetzt wird? Naja es muss aufwendig gesucht werden, wenn ein bestimmtes Instrument gebraucht wird, da das Lager
keine Struktur hat. Zudem müssen die abgelaufenen Produkte regelmäßig aussortiert und neu aubereitet werden. Das verbraucht wertvolle Zeit und kostet Material. Dazu belastet das unnötige neu
Verpacken die Umwelt. Wenn wir aber die Lager optimieren, laufen weniger Produkte ab, die Materialien werden schnell gefunden und wir sparen damit wertvolle Zeit und Ressourcen. Zudem landen
keine abgelaufenen Produkte auf dem Behandlungstisch.
Praxistipp für die Umsetzung
Legen Sie klare Regeln für die Umsetzung des QM`s fest. Darin enthalten sind Zeiten für die Überprüfungen und feste Termine für die Meetings. Sprechen Sie Defizite
offen an und sorgen Sie für einen wertvollen Rahmen, diese zu Verbessern. Dazu sollten alle Teammitglieder eingebunden werden. Das schaffen Sie, indem Sie zu jedem Punkt die Fragen gemeinsam
erarbeiten. Legen sie gemeinsam klare Ziele und Regeln fest und knüpfen Sie diese an Werte. Eine vorbereitete Liste von Werten zur Auswahl, hilft den einzelnen Teammitgliedern, passende Werte zu
den einzelnen Zielen und Punkten zu finden.
Was tun bei Unstimmigkeiten im Team?
Ein QM-System bzw. eine Praxis ist immer nur so gut wie das Team das darin arbeitet!
Regelmäßige Besprechungen legen auch gerne Dysfunktionen eines Teams offen. Das ist ganz normal und gehört auch zu einem langjährigen erfolgreichen Team dazu. Wichtig ist, dass auch hier klar rausgearbeitet wird, wo der Kern des Konfliktes liegt und wie im Team damit verfahren wird. Somit gehören klare Aufgabenverteilungen, klare Regeln für Feedbacks und Kommunikation untereinander mit zu einem erfolgreichen QM-System.
Ein Team braucht immer ein Ziel oder ein Problem, dass GEMEINSAM gelöst werden kann und daher sind regemäßige QM-Meetings ein guter Baustein, um den Praxisalltag erfolgreich zu meistern. FÜR UNS UND UNSERE PATIENTEN!
Ich wünsche Ihnen ein erfolgreiches Gelingen!