Ich weis nicht wie das geht, das hat immer die Frau Maier gemacht!
Wem kommt dieser Satz oder etwas ähnliches bekannt vor?
Oftmals ist es so, dass in einem Team der Wissensstand recht unterschiedlich ist. Einzelne Aufgaben oder Bereiche hat eine bestimmte Mitarbeiterin oder ein bestimmter Mitarbeiter immer erledigt und in die Hand genommen. Was aber machen, wenn diese Person plötzlich ausfällt?
Bevor wir in dieses Thema einsteigen, sollten wir zwei Dinge unterscheiden.
Der Unterschied von...
1. Wissen, welches eine Person für die Umsetzung ihrer eigenen Arbeit braucht (Z.B. Abrechnung oder Prophylaxe), jedoch nicht für die Allgemeinheit in der Praxis relevant ist.
2. Wissen welches für das gesamte Team gilt. Hierzu gehören gesetzliche Grundlagen, Ablageorte von Informationen wie Gebrauchsanweisungen oder Verbandsbuch etc.
Die Gefahr des Wissensmonopols
Wenn wir nicht aufpassen, dass der Wissensstand in der Praxis gleich ist oder zumindest auf zwei Personen aufgeteilt, kommt es bei Ausfällen in der Praxis schnell zu Defiziten.
Dies kann eine ungleiche Verteilung und Belastung von Aufgaben sein oder dazu führen, dass Aufgaben und Bereiche nicht mehr richtig bearbeitet werden.
Ein Beispiel kann sein, dass bestimmte Geräte nicht mehr richtig gepflegt werden, weil sich immer die Person darum gekümmert hat, die nun nicht da ist.
Um das zu vermeiden, muss ein Wissensmonopol vermieden werden. Das bedeutet, alle relevanten Bereiche, die nicht unter einen bestimmten Arbeitsbereich fallen wie Abrechnung oder PZR, müssen für alle zumindest bewusst besprochen und vermittelt werden.
So kann jeder die Aufgaben bearbeiten und die entsprechenden Informationen finden.
Wie planen wir Wissensgleichheit im Team?
Mein Tipp ist eine einfache Tabelle. In dieser Tabelle werden alle relevanten Bereiche in der Praxis, welche alle Kennen und Können sollten, eingetragen werden.
Dazu erfassen wir die Personen, die bereits Experten darin sind.
Alle Mitarbeiter/Innen sind nun aufgefordert ihren eigenen Wissensstand einzuschätzen pro Thema. Hierzu können sie wählen zwischen 3 Kategorien. In den nächsten Sitzungen geht man dann jeweils 3 bis 4 Punkte durch und hebt alle auf ein Wissenslevel. Bis zur nächsten Sitzung werden alle aufgefordert, sich mit den Themen selbst zu beschäftigen und ggf. die Experten zu Rate zu ziehen. Damit wird das Thema im Gehirn verankert.
Die Vorteile dieser Methode
Durch diese Methode werden Themen und Bereiche wiederholt und zurück ins Bewusstesein geholt. Fällt eine Expertin nun aus, die sich bisher um das Thema gekümmert hat, wissen die Anderen was zu tun ist. Damit bleibt die Praxis auf ihrem gewohnten Niveau und spürt weniger Einschränkungen.
Wenn ein neues Teammitglied kommt, kann diese Tabelle zudem auch im Rahmen der Einarbeitung genutzt werden. Somit ist auch ein neues Teammitglied schnell auf dem gleichen Wissensstand wie die bisherigen Mitarbeiter.
Die Liste kann, wie die jährliche Unterweisung auch, regelmäßig besprochen werden, um die einzelnen Punkte wieder ins Gedächtnis zu holen.
Fazit
Natürlich hat jeder in der Praxis seine Aufgaben und Bereiche. Dennoch können unvorhergesehene Situationen wie Krankheit, Mitarbeiterwechsel etc. dazu führen, dass bestimmte Aufgaben und Informationen an Aufmerksamkeit verlieren und dadurch Defizite auftreten. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, das Wissen in der Praxis anzugleichen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!
Hier gibt es das Dokument als Vorlage zum Download
