Grundlagen für eine effektive Umsetzung von Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis

Dass Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis häufig mehr als notwendiges Übel, statt als wirkliche Hilfe angesehen wird, ist den Meisten wohl bekannt.

Da stellt sich mir allerdings die Frage, woran liegt das eigentlich?

 

Mit der Umsetzung von Qualitätsmanagement wird man nicht selten vor so manche Herausforderung gestellt. Da verwundert es einen nicht, dass die Probleme den ein oder anderen zur Verzweiflung bringen bzw. der Elan für die weitere Umsetzung im Bodenlosen verschwindet.

Doch von welchen Problemen sprechen wir da eigentlich? Und wie könnten die Lösungsansätze aussehen?

Durch meine mittlerweile gut 14-jährige Tätigkeit in dieser Branche und meine Erfahrung in diversen Zahnarztpraxen, konnte ich mir ein sehr gutes Bild davon machen, welche Hürden immer wiederkehren.

Schwierigkeit Nr. 1 – Die Führung

Die absolute Basis für ein gut funktionierendes QM-System oder besser gesagt für einen allgemein gut funktionierenden Praxisalltag, wird in der Führung einer Praxis gelegt. In meinen Berufsjahren konnte ich wirkliche Unterschiede in der

Führungsebene feststellen. Dies kann sich sowohl positiv als auch negativ auf den gesamten Praxisablauf auslegen.

Darunter fallen vor allem folgende Bereiche:

 

* Zeitmanagement

Wichtig ist eine klare Einteilung der Zeiten in der Praxis. Das fängt bei den Behandlungszeiten sowie den unterschiedlichen Zeitfenstern der Termine an und hört bei den Arbeitszeiten des Personals auf. Alle Zeitfenster sollten schriftlich im QM-System hinterlegt und mit allen besprochen werden. So werden den Wartezeiten für Patienten und Überstunden für das Personal schon gleich entgegengewirkt. Natürlich nur wenn die Zeiten von allen eingehalten werden. Ist dies nicht der Fall, sollte in regelmäßigen Teamsitzungen nach Lösungen gesucht werden.

 

* Klare Aufgabenverteilung

Jeder sollte genau seinen Aufgabenbereich und seine Verantwortlichkeiten in der Praxis kennen. Es ist erwiesen, dass wir Menschen ohne genaue Aufgabenstellung nicht so effektiv arbeiten, als mit einer genauen Ansage. Ein gängiges Beispiel ist eine Diät. Wenn wir uns sagen, Mensch ich habe 5 Kilo zugenommen und will diese unbedingt wieder abnehmen, aber unserem Kopf nicht sagen wie, passiert oft folgendes: Garnichts! Wenn wir unserem Kopf aber diese Aufgabe mit einer genauen Aufgabenstellung vermitteln, nämlich ich möchte 5 Kilo bis zum Termin XY mit 3x die Woche Sport und  einer kohlenhydratarmen Ernährung erreichen, kommen wir zum Erfolg. Denn unser Kopf weis, wie wir diese Aufgabe zu bewältigen haben. Genauso können wir das auch in der Praxis sehen. Wir kennen alle die verschiedenen Aufgaben die täglich in der Praxis anfallen. Zum Beispiel das Auffüllen der Behandlungszimmer mit Materialien. Wie oft habe ich es schon erlebt, dass Materialien ausgegangen sind, weil sie niemand aufgefüllt hat. Aber wem soll man nun den Vorwurf machen, dass wir wieder mal mitten in der Füllngssitzung keine neue Watterolle griffbereit haben? Daher sollte schriftlich für jede MitarbeiterIn in der Praxis eine klare Stellenbeschreibung und eine Zuständigkeitsliste vorhanden sein, auf der alle Aufgaben aufgelistet sind. Die Einteilung sollte natürlich durch die Führungsebene vorgenommen werden.

 

*Der gute Ton

Harmonie in der Praxis ist das A und O für ein angenehmes Praxisklima. Herrscht in der Praxis ein guter Ton untereinander und helfen sich alle gegenseitig, macht nicht nur das Arbeiten doppelt soviel Spaß, auch Patienten fühlen sich gleich viel besser aufgehoben. Daher sollte die Führungseben auf eine gute Kommunikation und Harmonie achten.

 

*Anerkennung

Nicht nur im privaten Bereich hören wir gerne mal ein Kompliment und freuen uns, wenn wir mit unserem Sein und Handeln positives Feedback bekommen. Dadurch fühlen wir uns glücklich und gebraucht und die Bereitschaft auch mal stressige Tage oder die ein oder andere Überstunde anzunehmen fällt deutlich leichter. Ich habe schon von sehr vielen Teammitgliedern gehört, dass sie sich mehr Anerkennung und Lob wünschen. Und ich finde, wenn jemand großes Engagement leistet, hat er das auch mehr als verdient!

 

Schwierigkeit Nr. 2 – Das Team

Für alle Beteiligten kann es sehr mühsam sein, wenn das Praxisteam nicht gut ausgewählt wird.

 

Dabei sind folgende Punkte wichtig:

· Es sollte für ausreichend Personal gesorgt werden, um alle Aufgaben gerecht verteilen zu können und auch im Falle von Krankheit nicht gleich ins Schwimmen zu kommen.

· Die Harmonie im Team sollte stimmen. Denn wenn sich alle gut verstehen, wirkt sich das positiv auf das Praxisklima aus.

· Gute Fachkompetenz. Nicht nur als Chef ist es angenehm mit gutem Personal zu behandeln, auch auf die Delegation

von Aufgaben und die Einhaltung von Anforderungen im Hygiene- und QM Bereich sollte geachtet werden.

 

Schwierigkeit Nr. 3 – Mangelndes Wissen

Die Anforderungen von Seiten der Gesetzgeber im Bereich QM oder Hygiene sind vielseitig und auf die Meisten wirkt das wie eine schier unbezwingbare Wanderung auf den Mount Everest. Aber die gute Nachricht ist, bei gutem Training schaffen auch Sie das. Wichtig ist, nicht einfach kopflos auf das Thema zuzulaufen. Aus diesem Grund sind regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen in allen Bereichen sehr wichtig. Natürlich auch für die Delegation von Aufgaben wie die Herstellung von Provisorien oder die Anfertigung von Röntgenbilder ist auf regelmäßige Schulung zu achten.

 

Schwierigkeit Nr. 4 –Keine Zeit

Wie oft höre ich den Faktor Zeitmangel bei der Frage QM. Und ja ich muss zugeben, wenn man das Ganze gut einführen möchte, benötigt das ein gewisses Zeitfenster. Ich selbst habe 3 Jahre und wöchentlich ca. 6 Stunden gebraucht um QM perfekt zu gestalten und einzuführen.  Somit hat man nun die Wahl, das Thema selbst in der Praxis zu gestalten oder sich jemanden ins Haus zu holen. Aber mit der Hilfe des ganzen Teams und einer guten Struktur ist Zeitmangel kein unüberwindbarer Faktor!

 

Schwierigkeit Nr. 5 – Kosten

Viele Zahnarztpraxen sehen QM im Bereich Kostenaufwand als rotes Tuch. Es entstehen Wartungskosten,

Validierungskosten, Personalkosten, Schulungskosten etc. Viele vergessen jedoch, dass QM auch Kosten senkt. Durch die effektive Umsetzung von QM wird Zeit eingespart, die Fehlerquote sowie Reparaturkosten gesenkt und die

Patientenzufriedenheit gesteigert. Was zu niedrigeren Betriebskosten und höheren Umsätzen führt.

 

Was lernen wir also daraus?

Wenn wir mit Struktur durch eine gute Führungsebene, ein ausgewogenes Praxisteam, ein hohes Fachwissen und gutes

Zeitmanagement an die Sache ran gehen, wird aus dem Problem QM langfristig die Chance auf Erfolg in allen Praxisbereichen!